文书档案_关于做好文书档案进馆的通知

关于认真做好文书档案移交接收进馆及馆藏档案目录输入工作的通知各乡，街道办事处、区直各单位：根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》的规定，县（区）所属各立档单位应当自档案形成之日起满 10年依法依规向县（区）级国家档案馆移交。经请示区委、区政府领导同意，决定于今年 6 月至 9 月开展档案移交和接收工作。同时，为了落实档案信息化建设要求，馆藏档案目录根据“ 谁 形成， 谁负责 ”的原则进行录入。 为了切实做好这两项工作，现将有关事项通知如下：一、移交接收档案的范围：各乡，街道办事处、区直各单位 2006 年前（含 2006 年）具有永久、长期保存价值的文书档案（含专业档案、基建档案、科技档案）。、、 移交接收档案的质量标准：详见附件 1三、移交接收档案及目录输入时间安排:2012 年 6 月至9 月底。具体接收时间详见附件 2。四、移交接收及目录输入的方法和步骤：1、各单位接通知后填写好《进馆档案摸底表》，于 5 月底前报送区档案馆审核备案（见附件 3）2、各有关单位根据区史志档案局（馆）安排时间负责将档案实体及档案目录安全移交给区档案馆。五、目录输入数据：（详见附件 4，目录输入时间与移交接收时间同步）希望各有关单位重视档案移交进馆和馆藏档案目录输入工作，加强领导，落实专人负责，严格按照进馆要求做好档案整理工作，确保按时、按质完成档案移交进馆和目录输入工作。对应移交进馆的档案拒绝移交，或发生档案违法行为将依法追究有关单位和人员的责任。岳阳楼区史志档案局二 0 一二年四二十四月附件 1：岳阳楼区档案馆进馆档案案卷质量标准及交接要求为确保进馆档案的完整和质量，实现档案管理标准化、规范化、科学化和现代化，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》的规定，结合我区实际情况，特制定本标准。一、 档案内容要求凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，并具有工作查考，科学研究价值的各个门类，各种载体需要保存的档案均应收集齐全，立卷归档。二、案卷档案质量标准（一）文书档案1．分类清楚。一个全宗应按统一的分类方案，保持它的一致性和连续性。做到类别设置合理，各类之间界限清楚、层次分明、归类准确。分类方法，一般采用年度---组织机构（问题）分类法。2.保管期限区分准确。按照国家档案局发布的档案保管期限规定，准确鉴定档案文件保管价值，区分永久、长期、短期三种期限（短期不移交）。3.组卷符合要求。应以遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”一般以问题为主，灵活运用时间、地区、责任者、通讯者、问题名称六个特征，并按照文件的不同价值，数量组卷等。4.卷内文件排列有序。保持文件之间的联系，使之成为一个有机的整体，一般可按重要程度或时间顺序排列。5.编写页号或件号。按归档文件要求编写页号或件号6.填写卷内文件目录。进馆档案必须填写卷内文件目录、卷内文件目录上的项目要字迹工整、清晰，文件题名不要随意更改和简化，没有题名或题名不能说明文件内容的，应拟写题名。7.填写卷内备考表。每卷卷末要有备考表，填写需要说明的问题。立卷人、检查人要签名。8.填写案卷封面。按立卷归档要求填写。9.案卷装订与文件修复。装订用的卷皮、卷内文件目录、备考表的格式应符合国家档案局规定的标准。10.案卷排列。按照永久、长期、短期的案卷级次序排列。11.编制案卷目录。编制案卷目录以全宗为单位，在同一个目录号内不能有重复的案卷号，不能有空号；案卷目录应有说明或序言；案卷目录上的项目要填写齐全，案卷目录上的题名与案卷上的题名完全一致。12.书写材料必须具有耐久性。科技档案按照《科技技术档案案卷构成的一般要求》执行；各类专业（专门）档案按照档案局和有关专业主管机关共同制度的标准执行；照片档案按照《照片档案管理规范》执行。三、档案交接有关要求。1.接收列入进馆范围内的各立档单位具有永久和长期保存价值的档案和属于本馆接收范围的撤销单位档案。2.检索工具（手检式目录一式二份）（案卷级、文件级电子目录一套）（全宗介绍一式二份）3.组织沿革、分类方案、档案数量统计及与进馆档案有关的其他检索工具参考资料列出清单移交一套以便查找利用。4.档案交接时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据（一式二份）上签名盖章后，各执一份。 四、本标准由区档案馆负责解释。各单位档案进馆时间安排表时间/月、日 单位/上午 单位/下午 备注6．4 五里牌街道办事处 梅溪乡6．5 检察院 农林畜牧水产局6．6 城陵矶街道办事处 司法局6．7 教育局 站前路街道办事处6．11 文体局 卫生局6．12 王家河街道办事处 地税局6．13 三眼桥街道办事处 控违办6．14 望岳路街道办事处 移民局6．18 水利农机局 建设局6．19 奇家岭街道办事处 城管局6．20 环卫局 规划分局6．21 食品药品监督局 临港新区岳阳楼区工作部6．25 工业园 厂地协作局6．26 岳阳楼街道办事处 国土分局6．27 东茅岭街道办事处 爱卫办6．28 财政局 城建投7．2 洞庭街道办事处 生态能源局7．3 宣传部 侨务民宗办7．4 政府办 公安分局7．5 人劳社保局 审计局7．9 洛王街道办事处 环保分局7．10 计生局 残 联7．11 郭镇乡 房产分局7．12 人大办 安监局7．16 金鹗山街道办事处 工商分局7．17 民政局 国税分局7．18 粮食局 党 校7．19 吕仙亭街道办事处 交通局7．23 征地拆迁安置局 信用联社7．24 法 院 城区供电局7．25 人武部 洞庭新城7．26 统战部 团委7．30 总工会 经管局7．31 发改局 工商联8．1 区委办 科协8．2 信访局 招商旅游局8．6 纪 委 编 办8．7 机关事务局 文 联8．8 商务局 机关党委8．9 工业信息科技局 老干局8．13 政 协 妇 联8．14 组织部 政法委附件：3移 交 档 案 摸 底 表单位名称：档案形成的时间与数量 合计（卷）1996 年 1997年 1998年 1999年 2000年 2001年 2002年 2003年 2004年 2005年 2006年 永久 长期永 长 永 长 永 长 永 长 永 长 永 长 永 长 永 长 永 长 永 长 永 长检 索 工 具 手检式目录（套） 文件级目录（套） 电子目录（套） 全宗介绍 大 事 记 组织沿革 分类方案备 注：附件 4：各单位目录输入数据表（一）案卷目录（条） 卷内目录（条）全 宗 名 称永 长 永 长共计（条）备注五里牌街道办事处192 48 2832 796 3868梅溪乡 95 58 1040 659 1852郭镇乡 253 91 2914 1529 4787王家河街道办事处18 10 294 326 648史志档案局 71 98 517 1858 2544洞庭路街道办事处223 41 3601 1029 4894区委办 330 202 6335 6004 12871政府办 484 394 8360 11525 20763人大办 447 55 8163 1946 10611公安分局 84 47 2134 1247 3512